Registrierkassen – Definition, Arten, Anbieter. Alles, was du über Registrierkassen wissen musst!

Von:

Thomas Kirsche
Letztes Update 12.11.2024

Was ist eine Registrierkasse?

Registrierkassen unterstützen dich bei der Abrechnung deiner Tagesumsätze und bieten ein benutzerfreundliches Handling. Diese Kassenkategorie ist eine mit Buchungs-, Rechen- und Sicherheitseinrichtung versehene Ladenkasse, die Beträge automatisch addiert, anzeigt und einen Kassenbeleg ausdruckt. Die Dateneingabe erfolgt manuell per Tatstatur oder mithilfe eines Scanners.

Ein Chipleser oder Magnetstreifen dient als Lesegerät der Zahlungskarte, so dass du auch bargeldlose Kartenzahlungen initiieren kannst. Eine elektronische Registrierkasse wird auch als Kassenterminal bezeichnet und bildet – als Ein- und Ausgabegerät – die Endstation eines Datenverarbeitungsvorgangs.

Arten von Registrierkassen

Unternehmen, deren Einnahmen i.d.R. aus Bargeld bestehen (z. B. Kiosk, Einzelhandel oder Friseur) benötigen eine Registrierkasse.

Bei mechanischen bzw. elektromechanischen Registrierkassen kannst du durch Niederdrücken der Funktionstasten

die Betragsanzeige,
das Bedrucken des Kontrollstreifens,
die Einspeisung des Betrages in den Summenspeicher &
das Herausspringen der Kassenschublade initiiern.

Den einzelnen Tasten sind Nocken zugeordnet, welche die Rollen des Zähl- und Druckwerks steuern.

Elektronische Registrierkassen sind wie ein Computerterminal mit einem zentralen Computer verbunden, sodass du – auf Basis der Verkaufszahlen und automatisch erfassten Warencodes – die Lagerbestände permanent überprüfen kannst. Bei Preiseingabe über Strichcode und Scangerät können Preisveränderungen automatisch – und für alle verbundenen Registrierkassen – vorgenommen werden. Multiplikationstasten ermöglichen dir das schnelle Erfassen gleicher Artikel. Häufig sind Registrierkassen mit einer automatischen Wechselgeldrückgabe gekoppelt.

Bei vergleichsweise preiswerten, numerischen Kassen – die meistens mit einem Typenrad-Drucker oder einer Druckwalze daherkommen -, werden Warengruppen, Artikel und Steuersätze als Zahl dargestellt. Für einen kleinen Preis bekommst du eine Kasse mit geringer Funktionalität, die häufig sehr langsam druckt. Da die Darstellung von Texten bzw. Buchstaben nicht möglich ist, gilt diese Kategorie als veraltetes System. Weil du mit einer numerischen Kasse – bei eingeschränkter Leistungsfunktion – u. a. keine fiskalisch anerkannten Rechnungen und Quittungen erstellen kannst, dient sie eher als Reservekasse bei Festen und Co. Gleiches gilt für die Nutzung als Leergut-Kasse oder Leihkasse für Situationen, wo keine Rechnungen benötigt werden.

Mittelpreisige, alphanumerische Registrierkassen stellen Zahlen und Texte dar und sind charakteristisch für Gastronomie und Einzelhandel. Artikel, Warengruppen und Steuersätze werden mit Preisen und Text angegeben. Dabei wird zwischen den Zahlarten bar, EC oder Gutschein unterschieden. Diese textschreibende Kassenkategorie ist alten PC-Kassen (DOS-Software) in verschiedenen Funktionen überlegen. Du hast die Wahl zwischen Nadel- bzw. Matrix-Drucker oder einem leiseren und schnelleren Thermodrucker. Häufig ist ein zusätzlicher Auswurf von Umsatzsteuer und Nettobetrag möglich. Mit teureren, alphanumerischen Registrierkassen, die mit einem PC, Modem, einem externen Drucker oder einer weiteren Kasse verbunden werden können, kannst du darüber hinaus Barcodes – über eine Scanfunktion – einlesen.

Registrierkassen mit integriertem Akku haben einen permanenten Speicherschutz. Sobald die Registrierkasse in Betrieb ist, wird der Akku automatisch aufgeladen.

Kassensysteme im Vergleich

Registrierkassen mit Hubtastatur versus Flachtastatur

Eine für den Einzelhandel charakteristische Hubtastatur ähnelt einer herkömmlichen PC-Tatstatur, während eine Flachtastatur mit typisch gummierter Abdeckung viel kleiner ist. Entsprechend können mehr Tasten dargestellt und bis zu 100 Artikel direkt per Tatstatur erfasst werden.

Anbieter von Registrierkassen

Zu den nummerischen Registrierkassen zählen beispielsweise die Sharp ER-A180, Sharp ER-A310, Sharp ER-A102.
Zu der Kategorie der alphanumerischen Registrierassen gehören z.B. die Sharp XE-A113, Sharp XE-A203, Sharp XE-A213.
Zu den Registrierkassen mit integriertem Akku zählen u. a. die Sharp XE-A303, Sharp ER-A410, Sharp ER-A420.

Darüber hinaus bekommst du facettenreiche Registrierkassen von Firmen wie Casio, Olympia und Olivetti.

Kaufmöglichkeiten & Kosten

Je nach Präferenz kannst du deine neue Registrierkasse in einem kleinen Fachgeschäft, einem größeren Elektrofachmarkt oder ganz bequem via Internet kaufen. Vorab solltest du dich informieren, welche Funktionen für dein Unternehmen relevant sind und die Preise vergleichen. Du kannst dich zusätzlich erkundigen, ob ein Mietkauf möglich ist. Dann hast die Chance, die Investition über monatliche Raten zu realisieren. Je nach Funktionalität musst du beim Kauf einer Registrierkasse mit einer Kostenspanne von ca. 150 bis 700 Euro rechnen.

Registrierkassen versus Kassensysteme

Während sich Kassensysteme ideal für Ladenketten und größere Geschäfte eignen, liegst du mit einer Registrierkasse in kleineren Läden bzw. Unternehmen goldrichtig. Die erweiterten Funktionen – wie Analyse-Funktionalität oder graphisches Management – von Kassensystemen sind für letztere irrelevant.

Funktionen & Vorteile von Registrierkassen

Buchungs- und Rechenfunktion
Effektive, sichere Geldaufbewahrung & Zahlungsabwicklung
Geringer Investitionsbedarf
Schneller Einstieg dank einfacher Funktionen
Kompaktes Kombigerät (Drucker, Tastatur & Bildschirm)
Guter Sicherheitsaspekt (keine Virusgefahr oder sonstige PC-Störungen)
Entspricht den Steuerbestimmungen in Ländern mit Steuerrecht
Geringer Energieverbrauch
Basisfunktionen und Berichtswesen (inklusive aller erforderlichen Bereiche)
Hersteller übernimmt Haftung für gesamtes Produkt
Einzelbonfunktion für die Gastronomie

Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?

Es gibt keine grundsätzliche Pflicht eine elektronische Registrierkasse zu nutzen, so dass du als Betrieb mit offener Ladenkasse nicht gezwungen bist, auf eine elektronische Kasse umzustellen. Diesbezüglich ist eine allgemeine Registrierkassenpflicht für Wochenmärkte, Hofläden und Straßenverkäufer nicht vorgesehen, da sich diese – in puncto Kosten und Nutzen – nicht rechnen würde. Gleiches gilt für Gemeinde- oder Vereinsfeste sowie für Personen, die ihre Dienstleistung an flexiblen Plätzen anbieten.

Wickelt dein Betrieb Geschäfte über eine elektronische Registrierkasse ab, bist du allerdings von der Registrierkassenpflicht betroffen. Seit 2017 müssen diesbezüglich neue Bestimmungen eingehalten werden, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Kassensysteme im Vergleich

Rechtliche Grundlagen der Registrierkassenpflicht

Am 31.12.2016 ist die Übergangsfrist des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 (BStBl I S. 1342) zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften ausgelaufen.

- Seit dem 01.01.2017 sieht das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (BGBl. I S. 3152) eine Einzelaufzeichnungspflicht vor:
  Aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle sind laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren, so dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Die Daten musst du für 10 Jahre digital archivieren (in der Kasse selbst oder per externem Speicher). Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung.
- Ab dem 01.01 2018 wird die Möglichkeit der Kassen-Nachschau eingeführt. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte unter anderem im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen.
- Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab dem 01.01.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.

Eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung einer Registrierasse basiert auf drei Elementen:

- - Sicherheitsmodul
  - Speichermedium
  - Schnittstelle

Durch die Sicherheitstechnologie wird eine Protokollierung der Kasseneingaben gewährleistet, ohne dass diese später unerkannt manipuliert werden können. Über das Speichermedium können die Einzelaufzeichnungen – im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist – abgerufen werden.
Die digitale Schnittstelle ermöglicht eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke. Bei Verstößen gegen die Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Nutzung der Sicherheitseinrichtung, können diese als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

Bis 31.12.2022 gilt eine Übergangsregelung für Kassen, die – in Anlehnung an die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 – zwischen 10/2010 und 31.12. 2019 neu erworben wurden, die aber nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nachgerüstet werden können.

Hinweis: Für offene Ladenkassen musst du ein tägliches, unterzeichnetetes Kassensturz-Protokoll samt Zählliste erstellen. Letztere erfasst die Art und Anzahl der Münzen und Scheine.

Richtlinien, Verordnungen und Gesetze Österreichs

E 131 Bescheinigung Kassenrichtlinie (Bescheinigung vom Kassenhersteller über die gesetzmäßige Funktionsweise)
Kassenrichtlinien 2012 – BMF (Information über Registrierkassen und Kassensysteme)
Die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) des BMF schreibt vor, dass jeder Barbeleg ab 01.04.2017 digital signiert werden muss. Dazu dürfen ausschließlich Zertifikate von qualifizierten Vertrauensdienstanbietern verwendet werden. Das Registrierkassen-Zertifikat von A-Trust entspricht allen gesetzlichen Bestimmungen. Die damit erstellten Signaturen basieren auf einem gesetzeskonformen Verfahren unter Verwendung einer sicheren Signaturerstellungseinheit.

Registrierkassenpflicht Österreich – Änderungen

Was kürzlich geändert wurde:

Kalte Hände Regelung
Die nunmehr geplanten Erleichterungen sehen vor, das Umsätze von Unternehmen, die außerhalb
von festen Räumlichkeiten erzielt werden, von der Registrierkassenpflicht ausgenommen und
eine einfache Losungsermittlung ermöglicht werden soll („Kalte-Hände-Regelung“). Das soll
gelten, wenn der außerhalb des Betriebes erzielte Jahresumsatz 30.000 Euro nicht überschreitet.
Keine Registrierkassenpflicht für Alm-, Berg-, Ski- und Schutzhütten, wenn die Umsätze
30.000 Euro nicht überschreiten.
Keine Registrierkassenpflicht für Kreditinstitute
Das Inkrafttreten für die verpflichtende technische Sicherheitseinrichtung von Registrierkassen wird
von 1. Jänner auf 1. April 2017 verschoben.

Erleichterungen soll es auch für gemeinnützige Vereine geben. Feste von Vereinen und Körperschaften öffentlichen Rechts – wie zum Beispiel Feuerwehren – sollen im Ausmaß von bis zu 72 Stunden im Jahr einer steuerlichen Begünstigung unterliegen. Bei derartigen Veranstaltung besteht keine Registrierkassenpflicht.

Für politische Parteien sollen die gleichen Regelungen gelten, mit der Einschränkung, dass eine steuerliche Begünstigung nur für ortsübliche Feste zusteht. Dies ist dann gegeben, wenn der Jahresumsatz 15.000 Euro nicht überschreitet und die Überschüsse für gemeinnützige oder politische Zwecke verwendet werden. Die Beschränkungen sollen unabhängig von der Rechtsstruktur jeweils auf Ebene der derzeit bestehenden kleinsten Organisationseinheit – Bezirks- oder Ortsebene – gelten.

Für den Kantinenbetrieb von gemeinnützigen Vereinen – zum Beispiel Fußballverein – soll es künftig keine Registrierkassenpflicht geben, wenn die Kantine an maximal 52 Tagen im Jahr geöffnet und ein Umsatz von maximal 30.000 Euro erzielt wird.

Gewährleistet werden soll auch, dass die freiwillige und unentgeltliche Mitarbeit von Vereinsmitgliedern bei Vereinsfesten – insbesondere bei Zusammenarbeit mit Gastronomen – keine lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtige Erwerbstätigkeitbegründet. Generell soll die Zusammenarbeit zwischen Gastronomen und gemeinnützigen Vereinen erleichtert werden, ohne dass dadurch die steuerlichen Begünstigungen für den Verein verloren gehen. Bei unentgeltlicher Mitarbeit von vereinsfremden Personen etwa bei kleinen Vereinsfesten soll der Verein seine steuerlichen Begünstigungen ebenfalls nicht verlieren. Zuwendungen von Vereinen an seine Mitglieder – zum Beispiel im Rahmen von Weihnachtsfeiern – sollen im Ausmaß von bis zu 100 Euro pro Vereinsmitglied möglich sein, ohne dass dies steuerschädlich für den Verein ist.

Unterschied Österreich – Deutschland

Ein wesentlicher Unterschied zwischen den beiden Ländern ist, dass Deutschland die Manipulationseinrichtungen im Gegensatz zu Österreich zertifizieren lassen wird. Damit gibt es keine Diskussionen ob Lösungen zulässig sind oder nicht.

Nicht übernommen wurde aber in Deutschland die Belegerteilungspflicht, die auch in Österreich nicht unumstritten ist. Letztlich sind sie aber die einzige Möglichkeit die sicherstellt, dass die Umsätze auch im Kassensystem eingegeben werden.

In Österreich sind 15.000 Euro Jahresumsatz die Freigrenze für die Umsatzsteuer. In Deutschland liegt sie bisher bei 17.500 Euro.

Der deutsche Gesetzentwurf sieht eine Belegausgabe auf Verlangen des Kunden vor. Es wird damit ausdrücklich gesetzlich normiert, dass jedem Kunden das Recht zusteht, einen Beleg zu fordern. Eine Belegausgabepflicht ist nicht vorgesehen, da steuerliche Kontrollen auch ohne eine derartige Pflicht möglich sind. Ergänzend zu den bereits vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle in Unternehmen soll als neues Instrument eine Kassen-Nachschau gesetzlich eingeführt werden. Diese Kassen-Nachschau soll als eigenständiges Verfahren speziell zum Zwecke der Überprüfung von Aufzeichnungen mittels Registrierkassen eingeführt werden. Werden Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen zur ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung festgestellt, können diese als Steuerordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.

(D) Als Anti-Manipulationstechnologie wurde das sogenannte INSIKA-Verfahren (Integrierte Sicherheitslösung für messwertverarbeitende Kassensysteme) gehandelt. Hier werden die Einzeldaten signiert – nachträgliche Veränderungen sind nicht mehr unerkannt möglich. Der Schlüssel für die elektronische Signatur wird durch eine Chipkarte erzeugt. Allerdings lehnt der Bund die Einführung eines solchen fälschungssicheren Chipkartensystems ab. Stattdessen sollen elektronische Registrierkassen von Ladenbesitzern ab 2020 über eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügen.

Die Kasse muss stimmen!

Registrierkassen dienen zwar auch dazu, dass in ihnen das bei der jeweiligen Verkaufsabwicklung entgegen genommene Bargeld aufbewahrt wird; die Hauptfunktion der Registrierkasse besteht jedoch darin, eine ordnungsgemäße Buchführung vorzunehmen. Mit Hilfe der Registrierkasse lässt sich am Schluss des jeweiligen Handelstages der getätigte Geld- und Warenverkehr exakt nachvollziehen und hoffentlich ohne dass dabei etwaige Fehlbeträge aufgezeigt werden. Oder anders ausgedrückt: „Die Kasse muss stimmen!“

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Quellen für weitere Informationen:

Kassensysteme im Vergleich