Meldepflicht für elektronische Kassensysteme

Wer muss ab wann melden?

Seit dem 1. Januar 2020 besteht eine Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Diese Meldeplicht war einige Jahr ausgesetzt.

Nun gilt:

• Ab dem 1. Januar 2025 kann die Meldung von elektronischen Kassensystemen über „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle erfolgen.

Von diesem Zeitpunkt an müssen Betriebe ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme dem zuständigen Finanzamt melden. Übrigens: auch die spätere Außerbetriebnahme von Kassensystemen muss gemeldet werden.

Einzelregelungen:

• Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Nach dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen, ebenso wie Systeme, die ab diesem Zeitpunkt außer Betrieb genommen werden.
• Vor dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommene Systeme müssen nur gemeldet werden, wenn ihre Anschaffung bereits gemeldet wurde.
• Alle Systeme einer Betriebsstätte sind in einer einheitlichen Mitteilung zu erfassen, und nicht angeschaffte Systeme (z.B. gemietete) sind gleichzustellen.

Was muss gemeldet werden?

Gemeldet werden muss:

• Name des Steuerpflichtigen
• Steuernummer des Steuerpflichtigen
• Zertifizierungs-ID, zum Beispiel: BSI-K-TR-nnnn-yyyy und Seriennummer der TSE
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme (je Betriebsstätte / Einsatzort)
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (herstellerabhängig)
• Datum der Anschaffung des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
• Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems

Welche Kassensysteme müssen gemeldet werden?

Elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, mit „Kassenfunktion“.

Wir meinen: das sind im allgemeinen Sprachgebrauch also einfach „elektronische Kassensysteme“.

Das Bundesfinanzministerium formuliert genauer (oder etwas umständlich) in etwa so:

Dabei steht die „Kassenfunktion“ für die Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen und auch für vergleichbare elektronische, vor Ort genutzte Zahlungsformen (z.B. Geldkarte, Gutscheine etc.). Eine Aufbewahrungsmöglichkeit des verwalteten Bargeldbestandes (z.B. Kassenlade) ist dabei nicht erforderlich.

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