Kassensysteme für Tankstellen

Von: Thomas Kirsche
Letztes Update 26.03.2024 Lesezeit 3:45 Min.

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Wenn du auf der Suche nach einer neuen Kasse für deine Tankstelle bist, gibt es einiges zu beachten. Dein Kassensystem sollte nicht nur die grundlegenden Features der Branche beherrschen, sondern auch mit einigen Extras aufwarten können. Welche das sind und was bei elektronischen Registrierkassen allgemein wichtig ist, erfährst du im folgenden Artikel. In ihm stellen wir auch Informationen zum Preis eines neuen Kassensystems für Tankstellen zur Verfügung, geben Überblick über nötige Funktionen und Besonderheiten, dazu auch zu Finanzamt & Co.

Anbieter

Zuerst zu den Anbietern, die Kassensysteme für den Einsatz an Tankstellen bereithalten. Nicht alle der vorgestellten Kassensysteme sind ausschließlich für Tankstellen entworfen, beherrschen jedoch die besonderen Anforderungen, die sich in dieser Branche ergeben.

Tokheim

Tokheim bietet ein speziell für Tankstellen entwickeltes Kassensystem, das sogenannte FuelPos. Dieses wird um den Backoffice-Manager XPetro erweitert, mit dem du deinen Tankstellenshop sowie Netzwerktankstellen verwaltest. Dazu gesellt sich das Safepay Bargeldmanagement sowie Videoüberwachung für sicheres Arbeiten an deiner Tankstelle. Das Kassensystem als Ganzes ist Cloud-basiert, d. h. alle Daten werden in der Cloud gespeichert und sind dort flexibel abrufbar. So hast du deine Tankstelle sowie Netzwerktankstellen auch dann fest im Griff, wenn du nicht selbst vor Ort bist.

Kassensysteme für Tankstellen integrieren idealerweise auch gleich deine Waschanlage und Füllstandsmessung des Erdtanks, abrufbar über das Dashboard wie hier beim Modul XPetro des Tokheim-Kassensystems FuelPos. Bild: Screenshot Webseite Tokheim

T-Master

Das Kassensystem T-Master kommt neben den üblichen Kassenfunktionen mit einigen Features daher, die für eine rundum vernetzte Tankstelle unerlässlich sind. Dazu gehören zum Beispiel die Integration der Sonden-Füllstandsmessung deines Erdtanks in das Kassensystem sowie die Integration deiner Waschanlage. Zudem fungiert T-Master als Schnittstelle zwischen Zapfsäule, Preismasten und der eigentlichen Kasse. Diese Funktionen sind optionale Funktionen, können aber problemlos zum eigentlichen Kassensystem hinzu gebucht werden.

Nexi

Eine weitere Komplettlösung für Benzinverkauf, Autowäsche und Shopping bietet Nexi an. Das Kassensystem bietet zudem ein umfassendes Sicherheitspaket. Das Kassensystem kannst du mit speziellen Features für Einzelhandel und Gastronomie erweitern. So lockst du nicht nur an der Zapfsäule Kunden, sondern stellst diese auch durch das gewisse Extra mehr an Service in deinem Tankstellen-Shop bzw. Café zufrieden. Mehr über Nexi

Kassen an Tankstellen sollten sowohl direkt über den Touchscreen bedienbar sein, wie hier beim FuelPos von Tokheim, als auch Barcode-Scanner integrieren können. Bild: Screenshot Webseite Tokheim

Kosten

Nun zu den Kosten für ein neues Kassensystem. Diese lassen sich in zwei Bereiche teilen: Erstanschaffungskosten und laufende Kosten. Zu den Erstanschaffungskosten gehören der Kauf der Kasse selbst, nötige Hardware und Peripheriegeräte wie Scanner, Drucker und Kartenlesegeräte. Rechne dafür mit 1.000 bis 5.000 Euro, je nach Umfang und Ausstattung. Ebenfalls vom Umfang der Funktionen abhängig ist die Höhe der monatlichen Gebühr für die Nutzung der Kassensoftware. Es gibt Kassen-Apps für bereits 20 Euro im Monat, die alle Grundfunktionen beherrschen. Nach oben hin geht die Skala bis etwa 100 Euro. Für dieses Extra an Geld bekommst du zahlreiche Zusatzmodule und teils erweiterten Service, was sich durchaus bezahlt machen kann.

Funktionen

Kassensysteme für Tankstellen sollten neben den im nächsten Absatz erwähnten Besonderheiten über folgende Grundfunktionen verfügen:

• Warenwirtschaft, Lagerverwaltung und Bestellwesen inkl. Inventur
• Filialverwaltung (Netzwerktankstellen)
• Verwaltung mehrerer Kassen in einem Shop möglich
• Shopmanagement
• Artikelverwaltung
• Flexibler Produktkatalog mit Artikeln nach Warengruppen
• Unterschiedliche Mehrwertsteuersätze anwählbar
• Freie Eingaben von Preisen
• Wechselgeldeingabe
• Integrierte Zahlungslösung für Flottenkarten, Stationskarten
• EC-Kartenlesegeät anschließbar, auch RFID
• Rabatt- und Stornofunktion
• Gutschein-Funktion
• Rechnungsstellung, Lieferung/ Lieferscheine
• Kundenverwaltung, Rechnungsstellung für Lokalkunden und Kartenkunden
• Mitarbeiterverwaltung inkl. Zuweisung unterschiedlicher Zugriffsrechte
• Einfache und schnelle Schichtabrechnung
• Bericht-Erstellung nach diversen Filtern
• Daten-Export, möglichst nach DATEV, für Finanzamt/ Steuerberater
• Externer Barcode-Scanner, Bondrucker und Kassenlade an Kasse anschließbar

Besonderheiten

Die meisten Kunden kommen zum Tanken zu dir, kaufen nur nebenbei weitere Produkte. Entsprechend wichtig ist es, EC-Tankautomaten auch mit Banknoten-Akzeptanz bereitzustellen. Diese sollten in dein Kassensystem eingebunden sein. Achte also darauf, dass dein Kassensystem-Anbieter eine Lösung für diese Besonderheit bereithält. Dabei sollten möglichst Zapfsäulen aller Hersteller, Preismasten und Peilsonden integrierbar sein. Auch eine Integration der Sonden-Füllstandsmessung von Erdtanks in das Kassensystem ist nützlich, ebenso Integration deiner Waschanlage. Auch Sicherheit und Videoüberwachung ist ein Thema auf Tankstellen. Video-Überwachung muss nicht notwendigerweise direkt in dein Kassensystem integriert sein, sollte jedoch vorhanden sein, am besten mit einem transaktionsorientiertem Speicher, so dass du Ereignisse gut zuordnen und später besser auffinden kannst.

Finanzamt

Doch zurück zur eigentlichen Kasse und deiner Buchführung auf dieser. Wie eine ordnungsgemäße Buchführung und Datenaufzeichnung auszusehen hat, schreibt die GoBD/ GDPdU vor. Auf die Einhaltung dieser gesetzlichen Regelungen legt das Finanzamt in letzter Zeit vermehrt Wert. Die Regelungen selbst haben sich verschärft; dazu kommen immer mehr Kontrollen. Doch alle Kassen, die wir dir hier auf unserem Portal näherbringen, sind Finanzamt-konform. Du kannst also in dieser Hinsicht unbesorgt sein.

Vergleich und Test

Dein neues Kassensystem zu finden, kann sich als recht aufwendig erweisen. Denn viele Punkte gilt es zu beachten, von gewünschtem Funktionsumfang zum monatlichen Preis. Auch Optionen wie Hardware und Software spielen eine Rolle. Wie viel Hardware ist bei welchem Anbieter im Startpaket inklusive? Welche Software-Pakete gibt es, für welches Betriebssystem? Welche Funktionen sind bei den einzelnen Kassensystemen enthalten? Gibt es eine Filialverwaltung, eine Online-Shop-Anbindung? Wie wichtig ist das für deine Tankstelle? Wie sieht es mit Kundenbindungstools aus? Was ist mit einem Export deiner gesamten Buchführung an deinen Steuerberater? Funktioniert der Export per DATEV-Schnittstelle? Verfügen alle Kassen über eine solche Schnittstelle? Zum Aufpreis oder inklusive? Und wie sicher sind deine Daten bei den verschiedenen Anbietern? All diese Punkte in Übersicht beantwortet unser Anbieter-Vergleich. Er listet die Anbieter im direkter Gegenüberstellung anhand dieser Kriterien auf. Im Vergleich siehst du auch, welches Kassensystem die besten Kundenbewertungen hat, von Nutzern erstellt, die die Kassen bereits bei sich im Unternehmen im Einsatz testen. Mit all diesen Informationen kannst du dich hoffentlich für die passende Kasse entscheiden!

Quellen

Sicherheit an Tankstellen ist noch immer ein Thema, worauf auch Kassensysteme Rücksicht nehmen sollten, laut diesem Artikel der WELT.

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