Kassensysteme für öffentliche Verwaltungen und Kommunen

Von: Thomas Kirsche
Letztes Update 15.11.2022 Lesezeit 3:35 Min.

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Öffentliche Verwaltungen und Kommunen haben ganz spezielle Anforderungen an elektronische Kassensysteme. So müssen diese nicht nur die gängigen Zahlungsmittel (bar, diverse Karten) akzeptieren können, sondern auch unternehmenseigene Zahlungsmittel: Magnetkarten, Plastikchips, u. a. Zudem legen Verwaltungen und Kommunen vermehrt Wert auf die sichere Verarbeitung von Daten, sowohl die der Kunden, also den Bürgern, als auch auf die Sicherheit der Zahlungsvorgänge selbst.

Anbieter

Die folgenden Anbieter für Kassensysteme sind keine Anbieter, die speziell Kassen ausschließlich für den Einsatz in öffentlichen Verwaltungen und Kommunen entworfen haben. Sie sind aber doch gut auf die besonderen Bedürfnisse zugeschnitten und punkten mit der nötigen Sicherheit und zugleich Flexibilität.

ready2order

Ready2order ist ein ausgewachsenes Kassensystem, das viele Optionen bietet. Trotz des hohen Funktionsumfangs kann es äußerst flexibel genutzt werden. So ist es beispielsweise plattformunabhängig, läuft sowohl auf Apple-Geräten wie z. B. iPads als auch auf Android, Windows 10 oder direkt im Browser eines Desktop-Computers. Mehr Infos zu ready2order

Tillhub

Öffentliche Verwaltungen und Kommunen können auch auf Tillhub setzen, um sich ein zuverlässiges Kassensystem an die Seite zu holen. Tillhub punktet mit Sofortzugriff auf alle gespeicherten Daten, so dass es auch für mehrere „Filialen“ genutzt werden kann. Die Daten sind zudem auf sicheren Servern in Deutschland gleich doppelt gespeichert, wobei die gesetzlichen Richtlinien befolgt werden. Mobiles Payment ermöglichst du mittels diverser Anbieter, die mit Tillhub kooperieren, so dass du hier flexibel bleibst. Mehr Infos zu Tillhub

LocaFox POS

LocaFox POS ist ein Kassensystem, das auf Android setzt. Das heißt nicht, dass du nun ein internetfähiges Android-Gerät bereithalten musst, um die Kasse zu nutzen. Im Gegenteil: Die nötige Hardware liefert LocaFox POS gleich mit, dazu bei Bedarf auch weitere Komponenten wie Kassenlade, Drucker und EC-Kartenlesegerät. LocaFox POS kann auch offline betrieben werden; Daten werden dann wieder mit dem Server synchronisiert, wenn eine Internetverbindnung besteht. Besonders hervorzuheben ist die Kundendatenbank, die es dir ermöglicht, nicht nur zu kassieren, sondern auch rechtlich konform erweiterte Daten zu speichern. Mehr Infos zu LocaFox POS

Das HKS POS zielt vor allem auf Freizeit- und Kultureinrichtungen, kommt aber auch als komplettes Stadtsystem zum Einsatz. Bild: Screenshot Webseite HKS POS

HKS POS

Die Kassen der HKS-System GmbH sind vor allem in Freizeit- und Kultureinrichtungen im Einsatz. Mit dem HKS POS (Point of Sale) steht dir eine Kasse zur Verfügung, mit der du nicht nur Artikel, Eintritts- und Wertkarten sowie Gutscheine verkaufen, sondern auch Rabatt- und Bonusaktionen vornehmen sowie Kundendaten verwalten kannst. HKS bietet neben Kassensystemen für den Vor-Ort-Einsatz auch Stadt- und Destinationssysteme sowie Module wie Online-Shops zur Erweiterung des Angebots. Mehr Infos zu HKS POS

ePayBL

ePayBL ist kein Kassensystem an sich, aber eine Plattform, die gern von Kommunen und öffentlichen Verwaltungen genutzt wird, um Zahlungen über das Internet abzuwickeln. Neben der direkten Anbindung der Zahlungsvorgänge an den Haushalt der Kommune bzw. Verwaltung bietet ePayBL auch konfigurierbare Gebührenkataloge. Hinter ePayBL steht eine Entwicklergemeinschaft von Bund-Länder, die diese Basiskomponente für den Zahlungsverkehr entwickelten. Mehr Infos zu ePayBL

ePayBL bietet eine auf Verwaltungen und Kommunen abgestimmte Zahlungslösung, die du mit mehreren Modulen nutzen kannst. Bild: Screenshot Webseite ePayBL

Kosten

Die meisten Kassensysteme kannst du kostenlos testen, in der Regel zwischen 14 und 30 Tage lang. Entscheidest du dich nach diesem Text für einen Anbieter, fallen Kosten in zwei Kategorien an: einmalige Kosten (Erstanschaffung der nötigen Geräte) sowie fortlaufende Kosten (monatliche Lizenz- bzw. Nutzungsgebühren). Für die Erstanschaffung deines Kassensystems rechne mit um die 1.000 bis 3.000 Euro pro Kasse. Wenn du bereits über Hardware verfügst und auf ein Kassensystem setzt, das vorhandene Strukturen nutzt und sich in diese einfügt, fallen die Erstkosten entsprechend geringer aus. Die monatliche Gebühr bzw. Softwarelizenz schlägt je nach Leistungsumfang und eventuellen Zusatzmodulen mit zwischen 20 und 100 Euro zu Buche.

Funktionen

Die folgenden Funktionen sollte dein Kassensystem für die öffentliche Verwaltung bzw. Kommune beherrschen:

• Zentral gepflegte Software, die nötige Updates automatisch durchführt
• Sichere Speicherung der Daten in Konformität mit Anforderungen des Finanzamts
• Vorkonfigurierter Webshop für die Integration von Online-Bezahlung
• SEPA-Mandatsverwaltung zur Lastschrift-Verwaltung
• Anbindung von Bezahl-Terminals für Vor-Ort-Zahlung
• Akzeptanz der folgenden Zahlungsmittel: bar, giropay, Kreditkarte, PayPal, Vorkasse, Rechnung, SEPA-Lastschrift, paydirekt
• Simple Rechnungsstellung inklusive Versand
• Anpassbare Vorlagen für E-Mails und Rechnungen

Besonderheiten

Achte bei deiner Kasse auch darauf, dass sie eine direkte Anbindung an den Haushalt der Kommune bzw. Verwaltung hat. Damit ist gemeint, dass du ein bereits vorhandenes Haushaltssystem nicht an das Kassensystem anpassen sowie bereits bestehende Zahlungslösungen verwerfen musst, sondern eben umgekehrt vorgehen kannst: Die Kasse integriert sich in bestehende Systeme. Auch konfigurierbare Gebührenkataloge sind wichtig. Bei herkömmlichen Kassensystemen sind „Gebühren“ oft als „Waren“/ „Produkte“ angelegt, die du dann entsprechend umbenennen kannst.

So präsentiert sich der Arbeitsplatz in öffentlicher Verwaltung und Kommunen, wenn ein Kassensystem integriert ist, hier das HKS POS. Bild: Screenshot Webseite HKS POS

Finanzamt

Ein wichtiger Punkt beim Kauf eines neuen Kassensystems ist die Finanzamt-Konformität. Alle auf Kassensystemevergleich vorgestellten Kassen erfüllen die Anforderungen hinsichtlich GoBD. So bist du mit deiner neuen Kasse auch rechtlich auf der sicheren Seite.

Vergleich und Test

Um dir einen schnellen Überblick zu verschaffen, welches Kassensystem welche Optionen bereithält, haben wir einen Vergleich der Kassensysteme geschaffen. Dort findest du auf einen Blick Informationen zu Leistungsumfang, Besonderheiten, Preisen und Datenexport-Möglichkeiten. Auch die mögliche Anbindung von Online-Shops und Datensicherheit gehören zu den dort zusammengefassten Kriterien, ebenso Bewertungen von Nutzern, die das Kassensystem bereits testeten.

Quellen

Öffentliche Verwaltungen und Kommunen wollen ihren „Kunden“, d. h. den Bürgern, die ihre Services nutzen, den auch sonst gewohnten Komfort bei Zahlungen anbieten. Bislang hinken sie da noch etwas hinterher, wie Kommune21 berichtet, holen aber dank elektronischer Kassensysteme und der Anbindung von Online-Bezahlmöglichkeiten schnell auf.

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