POS Kassensysteme für Kantinen, Betriebsrestaurants und Mensen
Von:
Thomas Kirsche
Letztes Update 18.01.2024
Kassensystem ALL-IN-ONE / CashCard Automaten GmbH
Hier erfährst du alles, was du bei einer Neuanschaffung eines POS (Point of Sale) Kassensystems wissen und beachten solltest und welche Hard- und Software sich am Markt etablieren konnte. Du lernst alles darüber, was ein POS Kassensystem ab 2020 funktional können sollte und welche gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten sind.
Mit einem POS Kassensystem, ob bargeldlos oder mit einer modularen Variante in einer gut durchdachten Gesamtlösung, kannst du durch schnelle Bezahlvorgänge und einer leichten Bedienbarkeit Mitarbeiter entlasten und Zeit einsparen.
Deine Kunden profitieren durch eine längere Erholungsphase in der Pause. Effiziente Arbeitsschritte bei der Bedienung und möglichst viele automatisierte Prozesse stehen im Vordergrund. Eine einfache Auswertung aller Daten, sowie die Datenübergabe an das Finanzamt steht dabei zusätzlich im Fokus.
Inhalt:
- Was sind die wichtigsten Gesetzlichen Bestimmungen und Änderungen seit 2020?
- Wie sieht eine POS Kassensoftware aus und was muss diese können?
- Wer ist der richtige Hardwareanbieter für mein Kassensystem?
- Wie verwaltet oder bucht man das Guthaben auf einen Mitarbeiterausweis oder eine Schülerkarte?
Die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen und Änderungen ab 2020
Hinweis: Die bereits eingeführten und bekannten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff kurz (GoBD) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) werden nicht näher thematisiert, da diese bei allen namhaften Firmen bereits umgesetzt und implementiert sind.
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gilt seit dem 01.01.2020. Bareinnahmen stehen im Fokus des Fiskus und werden bei Betriebsprüfungen mit jedem Jahr schärfer geprüft und überwacht.
Die KassenSichV beinhaltet eine Bonpflicht, die das Ausdrucken eines Bons bei jedem Verkaufsvorgang vorschreibt. Zu den Pflichtangaben auf dem Bon gehören der Firmenname, Anschrift, USt-ID sowie die Steuernummer. Da die Bonpflicht zu einem höheren Papierverbrauch führt, kann es sein, dass dieser möglicherweise auch wieder revidiert wird. Stand heute (31.01.2020) ist das aber noch nicht der Fall.
Jedes neu installierte Kassensystem muss seit dem 01.01.2020 mit einer TSE (technischen Sicherungseinrichtung) ausgestattet werden.
Die TSE stellt als zentraler und übergreifender Teil der KassenSichV die definierten Schutzmaßnahmen um Integrität, Authentizität und Vollständigkeit der aufgezeichneten Daten sicher.
Beispiel TSE-Modul. Bild: Sara Kurfeß / Unsplash
Das elektronische Aufzeichnungssystem der Kasse überträgt dabei die zur Absicherung bestimmten Daten an die TSE. Bei der TSE handelt es sich um einen Chip ähnlich einer SIM-Karte in einem Handy, welcher Daten verschlüsseln und speichern kann. Derzeit gibt es noch nicht viele Firmen, die eine zertifizierte TSE liefern. Ein Hersteller, der die Zertifizierung durchlaufen hat, ist die Firma SWISSBIT mit der Zertifizierungsnummer BSI_DSZ_CC-1121.
Zum 30.09.2020 muss ebenso die neu eingeführte Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensystem, kurz DSFinV-K implementiert sein. Diese regelt die Art und Weise, wie erfasste Daten abgespeichert werden. Dadurch entsteht eine einheitliche Datenstruktur, die ein Auslesen und Verarbeiten deutlich vereinfacht.
Für ältere POS Kassensysteme, die vor dem 01.01.2020 schon in Betrieb waren, gibt es eine Nichtbeanstandungsregelung. Diese müssen erst ab dem 30.09.2020 umgerüstet sein. Dennoch sind alle Nutzer eines Kassensystems angehalten zeitnah eine Bestandsaufnahme des eigenen Kassensystem durchzuführen und sich mit den jeweiligen Systemhersteller in Verbindung zu setzten, um Maßnahmen zu planen und diese schnellstens umzusetzen.
Auch auf die neue Meldepflicht für Kassensysteme musst du dich als Unternehmer vorbereiten. Jedes Kassensystem wird bei dem Finanzamt angemeldet und registriert. Da es derzeit noch an einer elektronischen Übermittlungsmethode mangelt, wird dieses Thema bis zur Umsetzung dieser Schnittstelle aufgeschoben.
Näheres beinhaltet § 146a AO Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme.
Die aktuellen Technischen Richtlinien sind auf der Internetseite des Bundesamtes für Sicherheit (BSI) im Bereich der Informationstechnik im Detail beschrieben und veröffentlicht. Diese sind unter folgenden Links zu finden:
- BSI TR-03153 Technische Sicherheitseinrichtung für elektronische Aufzeichnungssysteme
- BSI TR-03151 Secure Element API
- BSI TR-03116 Kryptographische Vorgaben für Projekte der Bundesregierung Teil 5 – Anwendungen der Secure Element API
Kassensoftware – Einfache Bedienung und hohe Funktionalität stehen im Vordergrund
Jedes Jahr wachsen die Ansprüche an eine Kassensoftware, was zur Folge hat, dass sich immer bessere Softwarevarianten entwickeln. Zum einen soll die Bedienung intuitiv und leicht sein und alle Abläufe dabei möglichst effizient ablaufen. Auf der anderen Seite müssen alle Daten und Umsätze individuell und hochautomatisiert auswertbar sein.
POS Kassensoftware Invention.Net
Die wichtigsten Eigenschaften einer POS Kassensoftware sind:
- Kann intuitiv nach kurzer Einlernphase verwendet werden
- Sehr schnelles bezahlen & einfaches kassieren
- Langjährige Verfügbarkeit & Support
- Auswahl verschiedener Bezahlungsmöglichkeiten
- Im offlinebetrieb voll funktionsfähig
- Auswertung auf Knopfdruck oder ganz automatisiert per E-Mail
- Gängige und stabile Schnittstellen
- Gesetzeskonform – GoBD / DSGVO / KassenSchV / TSE / DSFinV-K
POS Kassensoftware entwickelt sich aus der täglichen Praxis stetig weiter und muss insbesondere auf Stabilität, einfache Bedienung und schnelle Abwicklung der einzelnen Verkaufsvorgänge hin optimiert sein.
Nichts ist störender als zeitintensive Prozesse, die während der Hauptverkaufszeit zu langen Schlangen führen. Sie sollte auf allen Betriebssystemen laufen und, dann damit ist sie zukunftssicher, portabel und auf dem neuesten Stand der Technik.
Im besten Fall verfügt die Software über Zusatzmodule und lässt bei Bedarf den Betrieb als Selbstbedienungskasse, als Menüvorbestellgerät oder als Restaurantkasse für die Tischgastbewirtung zu.
Darüber hinaus sollte eine große Anzahl von Sonderfunktionen für die tägliche Arbeit vorhanden sein, sodass nach Bedarf die gebräuchlichsten Peripheriegeräte wie RFID-Leser, EC-Terminal, Bondrucker, Barschublade, Waage und Scanner anbindbar sind.
Neben bargeldlosem Verkauf sollte auch Barzahlung, Storno, Pfand, Kartenaufwertung, Kartenauszahlung und die manuelle Eingabe von Menge und Preis problemlos möglich sein.
Häufig werden auch Funktionen wie die Abrechnung nach Benutzergruppen, Warengruppen, Gerätegruppen, nach Kostenstellen oder nach Profit-Center verwendet. Je nach Institution werden oft auch verschiedene interne Bezuschussungsmodelle benötigt.
Der richtige Hardwarehersteller für dein POS Kassensystem
Die wichtigsten Eigenschaften eines Hardwareherstellers:
- Lange Erfahrung am Markt
- Großes Produktportfolio
- Modulare Architektur für flexible und aufrüstbare Systeme
- Solide und wertige Materialien wie Aluminium und Polycarbonat
- Zuverlässig & langlebig
- Gutes Preis- und Leistungsverhältnis
- Ausgeklügeltes und Individuelles Design
Die Wahl der Hardware ist für die Zuverlässigkeit und Langlebigkeit des POS Kassensystems in Kantinen entscheidend. POS Kassensysteme können gut und gerne über 10 Jahre verwendet werden, daher müssen sie zwingend hervorragende Qualitätsstandards aufweisen.
Der Hardwarehersteller sollte daher über eine längere Erfahrung im Markt verfügen. So profitierst du von der Erfahrung des Anbieters und einer Technik, die über die Jahre stetig weiterentwickelt wurde.
Langjährige Erfahrung spiegelt sich oft auch deutlich in punkto der Qualität der Produkte wieder. POS Kassensysteme werden innerbetrieblich je nach Einsatzart und -ort regelmäßig in unterschiedlichen Baugrößen und mit unterschiedlichen Funktionalitäten angeboten und verwendet. Das Produktportfolio des Herstellers für Kassensysteme ist vorzugsweiße breitgefächert aufgestellt.
Kassenhersteller, die eine eingebaute SSD Speicherplatte verwenden, sind bezüglich der Rechenleistung zu bevorzugen. Dadurch sind über mehrere Jahre hinweg gute Rechenleistungen zu erwarten.
Die wichtigsten Fragen zum Einsatzort des POS Kassensystems:
- Ausreichend Platz – Passt eine kleine oder größere Kasse an diesen Ort?
- Wo wird kassiert – Wie muss der Bildschirm / Display positioniert werden?
- Wie bewegt sich der Kundenstrom – Welche Art Kundendisplay wird benötigt?
- Was wird an Peripheriegeräten benötigt? (EC-Terminal, Barschublade, Scanner, Kundendisplay usw.)
- Anschlussmöglichkeiten – Welche Strom- und Netzwerkverbindungen sind vorhanden?
Zeitgemäße Kassensysteme bieten meist Individualität und herausragendes Design, bei dem Stil- und Designkonzept individuell und stimmig, deinen Vorstellungen entsprechend anpassbar sind.
Aufladearten und Verwaltung des Guthabens
Die erste wichtige Frage, die für eine weitere Systemplanung einbezogen werden muss, ist das vorhandene Medium (RFID-Karte / RFID-Chip), welches du bisher nutzt oder verwenden möchtest.
Sind Mitarbeiterausweise oder Schülerkarten mit eingebauter RFID-Technologie in Verwendung oder müssen Karten oder Chips neu angeschafft werden? Hierbei spielt es keine Rolle, ob es sich um RFID-Karten im EC-Karten Format handelt oder um kleine Chips, die als Anhänger oft an dem Schlüsselbund getragen werden.
In Absprache mit dem Systemhersteller klärst du ab, um welche RFID-Technologie es sich handelt und ob sich diese für eine Integration weiterer Funktionalitäten anbietet. Die bekanntesten Technologien sind die Mifare-Technologie und die aus der Schweiz stammende Legic-Technologie.
Die häufigsten Aufladungsmöglichkeiten:
- Mit Bargeld an Aufwertern oder direkt am POS Kassensystem
- Mit einer EC-Karte oder kontaktlosen Zahlmetoden wie Google Pay / Apple Pay an Aufwertern oder direkt am POS Kassensystem
- Aufladung oder Bezahlung über das Gehaltskonto
- Per Online Überweißung
Jeder Systemanbieter liefert dir eine Verwaltungssoftware, die im besten Fall aus eigenem Hause stammt. Zur Aufgabe der Verwaltungssoftware gehört die Integration aller Aufgabenbereiche, wie die Kantinenabrechnung, die Kartenpersonalisierung, die Zutrittsverwaltung und der Systemservice.
Verwaltungssoftware WinCash.NET
Im Detail werden über eine Verwaltungssoftware alle Artikelstammdaten sowie Kassenartikel mit Preisen gepflegt, die dem POS Kassensystem bereitgestellt werden. Die Umsätze werden individuell aufbereitet und als Auswertung erstellt. In den meisten Fällen geschieht dies nach einer einmaligen Einrichtung (automatisiert). Die personalisierten Auswertungen werden in klar definierten Zeitabständen erstellt und per E-Mail an die vorgesehenen Empfängeradressen versendet.
Weiterführende Links
- § 146a AO Ordnungsvorschrift
- BSI TR-03153 TSE für elektronische Aufzeichnungssysteme
- CashCard Automaten GmbH Anbieter Kassensysteme für Kantinen, Betriebsrestaurants, Mensen