Kassensoftware: Erfülle alle Vorgaben der Finanzverwaltung & profitiere von den Möglichkeiten digitaler Kassen – mit Checkliste zum Download

Worauf kommt es beim Kauf von Kassensoftware an?

Schnelles Bestellen und schnelles Kassieren

Moderne und für dein Geschäft geeignete POS-Software muss im laufenden Betrieb vor allem eines: effiziente Abläufe unterstützen, also schnelle Buchungen oder Bestellungen und zügiges Kassieren ermöglichen. Und zwar ohne dass deine Angestellten Preise eintippen, laufen oder kopfrechnen müssen. Sie bietet kurze Ladezeiten und übersichtliche Layouts für praktische Touchscreens. Alle benötigten Funktionen sind sofort zugänglich und bereit für jede gewünschte Zahlungsart.

Einfache Bedienung, performante Kassensoftware

Dazu gehört natürlich eine intuitive Bedienung. Alles sollte selbsterklärend und reibungslos ablaufen, in jeder Situation und für jeden Mitarbeiter. Sei es eine Rück- oder Umbuchung, eine Retoure oder ein Storno. Vergewissere dich bei Cloudlösungen, ob du auch offline weiter arbeiten kannst. So geht Professionalität, auch aus Sicht der Kunden.

Fiskalisierung: TSE, GoBD, Betriebsprüfung

Für die Einhaltung aller neuen gesetzlichen Anforderungen an Digitalisierung stehst du als Inhaber in der Verantwortung. Absolute Fiskal-Konformität und Aktualität der Software sind deshalb Pflicht: Achte auf die Zusicherung des Herstellers.

Die Kassensoftware muss die neue KassenSichV einhalten und die jeweilige zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) deiner Kasse unterstützen. Eine TSE in der Cloud ist grundsätzlich zulässig, hat aber ein Zertifikat vorzuweisen. Nur eine aktuelle Software hält die Buchführungsgrundsätze laut GoBD ein, GDPdU-konform ist nicht mehr aktuell.

Z-Bons (tägliche Kassenabschlussberichte), Kassensturz und Co. sollten eine Sache von wenigen Augenblicken sein, bestenfalls nur ein Knopfdruck. Damit löst auch eine Betriebsprüfung oder Kassennachschau durch das Finanzamt keinen Stress aus.

Sicherheit

Du musst deine Zahlungsdaten und das Kassenbuch mindestens 10 Jahre sicher aufbewahren und parat haben.

Baust du auf ein lokales System, benötigst du eine sichere und womöglich umfangreiche Speichermöglichkeit (Server), finanzielle Mittel und den Platz dafür sowie entsprechende Backup-Systeme.

Software-as-a-Service-Angebote (SaaS) via Internet und Cloudspeicher haben demgegenüber einige Vorteile, sind allerdings in puncto Vertrauen in die Sicherheit nicht jedermanns Sache.

Prüfe neben der Qualität deiner Internetverbindung, ob dein Hoster die verschlüsselte Übertragung per SSL (aktuell eigentlich TSL), die durchgehende und langfristige Verfügbarkeit des Servers, einen sicheren Standort im Inland, häufige Datensicherungen, strengste Zugriffsrechte und insgesamt hohe Sicherheitsstandards garantiert.

Support

Gute Anbieter stellen dir auf Wunsch einen Einrichtungsservice an die Seite: online, telefonisch oder – selten gratis – in Person. Sollte es dann noch Fragen oder Schwierigkeiten während des laufenden Betriebs geben, brauchst du den Rückhalt einer zeitnahen und versierten Unterstützung. Am besten kostenlos, auf mehreren Kanälen und zu jeder Zeit erreichbar.

Skalierbarkeit

Wie anpassungsfähig sollte das System sein? Bietet die Software die Möglichkeit mit deinem Betrieb zu wachsen, hast du maximale Flexibilität. Funktionen und Peripherie sollten sich auf das Wesentliche reduzieren und je nach Gegebenheiten ganz einfach und ohne Wechsel erweitern lassen – entweder modular oder per Zuschalten. Bei netzwerkfähigen Lösungen kannst du später mehrere (mobile) Kassen über eine Datenbank betreiben. Achte auch auf die Schnittstellen, die du brauchen wirst, für Buchführungssysteme wie DATEV etwa. In diesem Punkt ist Cloud-Kassensoftware klar im Vorteil.

Produkte einpflegen

Vorhandene Produktkataloge kannst du optimalerweise komplett importieren und neu hinzukommende Artikel einfach – per Scan zum Beispiel – einfügen. Einmal eingepflegt ist jeder Artikel sofort von jedem POS aus zugänglich. Dies ist wichtig bei häufig wechselndem Angebotsportfolio.

Marketing, CRM

Mit einem systematischen CRM (Customer Relationship Management) kannst du Kundenbeziehungen effizient, proaktiv und gewinnbringend pflegen. Ein in die POS-Software integriertes Tool unterstützt dich dabei, erstellt und verwaltet Kundenprofile über deine Stammkunden, Coupons und Aktionen, Mailings oder Geschenk-Gutscheine.

Warenwirtschaft (WaWi), Lagerverwaltung und Inventur

Gerade im Handel vereinfacht eine Kassensoftware mit inkludiertem Warenwirtschaftssystem die Abläufe ungemein. Im Unterschied zur klassischen Registrierkasse werden Verkäufe sofort mit dem Lagerbestand abgeglichen und Nachbestellungen ausgelöst. Insbesondere mit angegliedertem Online-Shop ein unverzichtbares Feature. Voraussetzung dafür ist „Platz“ für umfangreiche Datensätze, gliederbar in Warengruppen, Artikel und Artikelvarianten. Bestellung, Lieferschein und Rechnung sowie Lagerverwaltung und Inventur werden so zum Kinderspiel.

Personal

Die Arbeitszeiterfassung deiner Mitarbeiter per Login-Logout ist durchweg kein Thema. Für deinen separaten Backendbereich gibt es Angebote, mit denen du außerdem Profile und sinnvolle Übersichten zum Managen deiner Angestellten zur Verfügung hast. Disponiere Schichten und verfolge individuelle Umsätze.

Statistiken, Controlling, Kosten

Warenströme, Umsatzzahlen, Auslastungen und Analysen über Top-&Flop-Produkte geben dir mit getrenntem Chefzugang jederzeit Aufschluss über die Performanz deines Unternehmens. Zeigen Optimierungsbedarf und Potenziale auf. Liefern Hebel für ein effizientes Kostenmanagement und zur strategischen Unternehmensplanung. Je florierender und komplexer dein Geschäft, desto mehr profitierst du von derlei Controlling-Möglichkeiten.

Peripherie

Überlege dir genau, welche und wie viele Geräte du an welchem Ort benötigst: eine oder mehrere Kassenstationen an der Theke, Monitore im Lager oder in der Küche, Tablets als mobile Zusatzkassen oder gleich mehrere Smartphones. Ein stationärer Bondrucker oder mobile für den Tischservice, eine Kassenschublade für den Counterverkauf, Terminals oder mobile Lösungen für EC- und Kreditkartenzahlung, Waagen und Barcode-Scanner.

All dies sind Optionen, die du spezifisch für deinen Betrieb entscheiden musst. Sie bestimmen mit, welche der Softwareangebote geeignet sind. Das Repertoire sollte längerfristig auch mitwachsen können. Du kannst dabei entweder herstellerunabhängig bleiben und die Komponenten selbst zusammenstellen oder auf ein erweiterbares Hard- und Software-Komplettpaket zurückgreifen.

Was kostet Kassensoftware?

Tarifmodelle

Jeder Hersteller hat sein eigenes Preismodell, einzelne bieten Software nur in Kombination mit Geräten. Andere bauen auf Freemium-Angebote: Die Grundsoftware ist gratis, hilfreiche Zusatzmodule sind kostenpflichtig. Manche Software stellt enge Systemanforderungen und ist auf Apple-Hardware beschränkt. Viele bieten jedoch plattformunabhängige Lösungen an, sodass du einmal angeschaffte Geräte weiter nutzen kannst.

iOS-Systeme sind in der Anschaffung grundsätzlich etwa doppelt so teuer wie Androidvarianten. Die Apps selbst sind meistens gratis, teils fällt eine einmalige Aktivierungsgebühr von rund 100 Euro an.

Du zahlst bei Abonnements laufend (günstiger jährlich oder monatlich) Lizenz- und Servicegebühren mit oder ohne Bindung, pro Endgerät und oder umsatzabhängig pro Transaktion. Diese Kosten sind insgesamt vergleichbar: Standardversionen kosten im Mittel etwa 50 Euro monatlich, doch gibt es auch kostenlose oder solche unter 20 Euro. Für jedes Zusatzfeature zahlst du bei modularen Angeboten extra. Auf diesem Weg kannst du leicht auf mehrere hundert Euro im Monat kommen, dir andererseits etliche separate Zusatzsysteme und Fehler durch Übertragungsvorgänge ersparen.

Kauf- oder Mietversion?

Ein Softwarekauf als langfristige Entscheidung bedeutet hohe Anfangsinvestition ohne laufende Kosten. Die Anschaffung amortisiert sich im Schnitt ab dem dritten Jahr. In jedem Fall solltest du immer eine Wartungsvereinbarung vorsehen, die Updates und Support abdeckt. Achte auch darauf, wie der Anbieter dich bei der Softwareeinrichtung unterstützt und ob Kosten hierfür anfallen.

Eventuell kommt für dich statt eines Kaufs auch eine flexible Mietvariante infrage. Solche Modelle sind interessant, wenn du dein Geschäft nicht durchgehend betreibst, sehr wechselhafte Auslastungen hast oder dich nicht dauerhaft auf ein System festlegen möchtest. Für Foodtrucks, Marktstände, saisonale Verkäufe, Vereine oder Events kannst du auf Zeit fertig konfigurierte Systeme inklusive Support nutzen. Der Anbieter sorgt für Updates, du kannst günstigstenfalls die Mietlizenz sehr kurzfristig on-off-schalten und behältst deine Daten stets lokal.

Die mittlerweile überwiegenden Nutzungslizenzen von Cloudlösungen sind gewissermaßen eine Hybridvariante mit oder auch ohne Laufzeit. Du hast oft die Wahl zwischen Jahresbeitrag oder monatlicher Zahlweise, regelmäßige Updates und Support sind in der Regel inkludiert und du kannst jederzeit Neues hinzubuchen.

Welche Anbieter von Kassensoftware gibt es?

POS-Software stammt überwiegend von Kassensystemanbietern, zunehmend von Start-ups mit SaaS. Darunter finden sich etliche Allroundlösungen, die versuchen, möglichst viele Branchen abzudecken. Diese Generalisten unter den Systemprogrammen beherrschen alle gängigen Funktionen moderner Kassenführung.

Im Gastgewerbe sind heutzutage oft spezielle Features gefragt, die einem Einzelhändler gar nichts nützen und umgekehrt.

Daher kannst du oft Software für die Gastronomie getrennt von Einzelhandelslösungen erstehen. Innerhalb dieser Kategorien lassen sich auch Spezialisten für Hotel, Restaurant, Bar, Foodtruck oder Systemgastronomie finden, wie es Software für Kiosk, Shops mit E-Commerce, Boutiquen oder Lebensmittelhandel gibt.

Moderne Kassensoftware für die Gastronomie

POS-Software für die Gastronomiebranche ist besonders komplex. Je nach Typ und Größe deines Betriebs benötigst du Funktionen zum Managen von Tischen (Tischpläne, Reservierung, Splitten von Zahlungen und Tischen, Umbuchen); Funkbonieren zwischen Bestellannahme, Tresen und Küche; Unterscheidung der Steuersätze bei Im-Haus- und Außer-Haus-Verkauf, flexible Einstellmöglichkeiten für Gänge, Beilagen, Sonderwünsche, Rabatte oder Stornos; Kassieren am Tisch; Personalplanung und -monitor, Warenwirtschaft, Controlling, Filialverwaltung, eventuell ein Modul für Lieferservice. Die spezifische Auswahl ist groß.

• ready2order: sehr intuitive SaaS vom Komplettanbieter als „Gastro“-Tarif speziell für Gastronomiebetriebe, flexibel, geräte- und plattformunabhängig und auch offline lauffähig, kostenloser 15-Tage-Test.
• orderbird: Seit 2011 erster Anbieter von Gastro-Kassensoftware als App auf dem iPad mit allen wichtigen Features und 1a-Service.
• Vectron: Der renommierte münsteraner Hersteller bietet POS-Software für PC und als mobile App sowie speziell für Gastro-Einsatz posmatic für iOS-Endgeräte, sehr viele Optionen und Extras (CRM-Tools).
• helloCash: sehr günstige Online-Kassensoftware in 4 Preismodellen von „Gratis“ bis „Gastro“ mit vorkonfektioniertem Funktionsumfang zur Browser- oder App-Nutzung; Testzugang gratis.
• Speedy Kasse: POS-System für Android zur On- und Offline-Nutzung in drei Versionen von FREE (mit Demo) bis PRO zum Kaufen oder Mieten.
• POScast: Die modulare Software Korona ist zweigeteilt in je zwei Versionen Korona.POS Client, installiert auf einem POScast-Kassensystem, und das Korona.Cloud Backoffice. Zubuchbare Module und externe Handhelds komplettieren das System nach Wunsch, als erweiterbare „Gastro Plus“-Version mit Touchkasse.

Moderne Kassensoftware für den Einzelhandel

Als Händler wirst du hilfreiche Softwareunterstützung in einem vernetzten All-in-One-System zu schätzen wissen. Überlege, welche Features unter einem funktionalen Dach für dein Geschäft sinnvoll sind oder werden können. Die effiziente und professionelle Kundenbedienung an der Kasse inklusive diverser Zahlungsarten ist ein Muss. Brauchst du nur Schnittstellen an vorhandene Systeme oder besser eine integrierte Lagerverwaltung und WaWi – eine smarte Kasse? Der Echtzeit-Abgleich zwischen Abverkauf, Bestand und Nachbestellung ist längst obligatorisch im E-Commerce, hocheffizient im stationären Handel und kombiniert erst recht. Z- und X-Bons, Inventur, Angebot, Lieferschein und Rechnung: mit dem richtigen Modul nur ein Klick oder Tipp. Features für Statistik und Controlling auf verschiedenen Ebenen (Artikel und Warengruppen, Personal vom einzelnen Mitarbeiter über Abteilungen bis zu Filialen, Einzelkunden und Zielgruppen) geben dir tiefe Einblicke in deinen Betrieb. Betreibe gezieltes und direktes Marketing mit CRM-Funktionen gleich an der Kasse. Es gibt bei Kassensystemen für den Einzelhandel fast nichts, was es nicht gibt.

• ready2order: sehr intuitive SaaS vom Komplettanbieter als „Standard“-Tarif für den Einzelhandel, flexibel, geräte- und plattformunabhängig und auch offline lauffähig, kostenloser 15-Tage-Test.
• Tillhub: Cloudbasierte iPad-POS-Kassensoftware Einzelhandel mit allen relevanten Funktionen und oder Schnittstellen (E-Commerce), erweiterbar für jedes Peripheriegerät, kostenfreie Demo.
• Vectron: branchenübergreifende und bewährte Windows-PC/Tablet-Software, erweiterbar durch MobileApp (iOs, Android), mit allen Schnittstellen (auch Online-Shops), individuell konfiguriert mit sehr vielen Optionen und Extras, Fernwartung, zum Kauf oder als Abo.
• ETRON onRetail: moderne, modulare Cloud-Software für Händler und Dienstleister vom Einpersonenunternehmen bis zum Filialisten – Kasse, Onlineshop, Warenwirtschaft, Kundenverwaltung, Terminbuchung, Gutscheinverwaltung, CRM, Newsletter-Marketing, Auftragswesen u.v.m. aus einer Hand und aufeinander abgestimmt.
• flour: installationslose pure Cloudsoftware im Browser speziell für Filialisten und Online-Händler, plattformunabhängig, netzwerkfähig, mit Filialverwaltung, Faktura, API-Schnittstellen für E-Commerce, BüroWARE und DATEV.
• Arcavis: zweiteilig und offlinefähig durch Windows-10-Software am POS und reine Cloudlösung fürs Backoffice vom Browser aus, separate iOS- und Android-App mit Dashboard und Selfscanning; CRM, WaWi, Filialverwaltung, Onlineshop-Anbindung, DATEV-Export.
• helloCash: sehr günstige Online-Kassensoftware in 4 Preismodellen von „Gratis“ über „Premium“ bis „Gastro“ mit vorkonfektioniertem Funktionsumfang zur Browser- oder App-Nutzung in, kostenloser Test.
• Speedy Kasse: POS-System für Android zur On- und Offline-Nutzung in drei Versionen von FREE (mit Demo) bis PRO zum Kaufen oder Mieten.
• paymash: Softwareangebot als App für iOS und Android sowie zusätzlicher iPhone-Scanner-App, auch offlinefähig, E-Commerce-Anbindung, mit Rechnungstool, CRM-Tool in Entwicklung.
• POScast: Die modulare Software Korona ist zweigeteilt in je zwei Versionen Korona.POS Client, installiert auf einem POScast-Kassensystem, und das Korona.Cloud Backoffice. Zubuchbare Module und externe Handhelds komplettieren das System nach Wunsch.

Welche Vorteile von Kassensoftware gibt es?

Systemsoftware ist meist so konzipiert, dass ein Basis-Kassenprogramm durch Zusatzfunktionen erweitert wird. Vom Nutzer individuell und bedarfsorientiert zubuchbare Module sollen für jeden die richtige Kombination und einen hohen Grad an Flexibilität ermöglichen. Ähnlich arbeiten nach deinen Anforderungen maßgeschneiderte Angebote mit späteren Zuschaltoptionen. Andere Modellkonzepte bauen auf drei bis vier perfekt abgestimmte, oft preisgünstige Systemkonfektionen unter denen du wählen kannst. Jedes Prinzip hat die genannten Vor-, aber auch Nachteile.

Welche Nachteile von Kassensoftware gibt es?

Modulare Software krankt bisweilen daran, dass die Einzelkomponenten nicht optimal harmonieren und es an deren Kooperation hakt. Größere Modulpuzzles sind zudem am Ende stets etwas teurer als ein festgeschnürtes Paket.

Mit einer rundlaufenden Fertigkonfektion wiederum kaufst du womöglich Funktionen mit, die du zumindest im Moment nicht benötigst oder dir fehlt an irgendeinem Punkt die Möglichkeit zur Erweiterung. Die Skalierbarkeit leidet. Überdies bist du davon abhängig, was der Anbieter für sinnvoll hält.

Checkliste zum Download

Du suchst nach einer passenden, modernen Kassensoftware für deinen Betrieb? Hier gibt es eine Checkliste zum Kauf von Kassensoftware zum Download.

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Bild ganz oben: Blake Wisz | Unsplash