Alles über digitale Kassenzettel. Elektronische Alternativen zum gedruckten Beleg. Anbieter, Lösungen und Fallstricke.

Die Belegausgabepflicht

Mit der Bonpflicht muss nun ein Einzelhändler, der ein elektronisches oder digitales Kassensystem betreibt, jedem Käufer direkt beim Verkauf einen Kassenbeleg aus- und zur Verfügung stellen (Gesetz der Abgabenordnung vom 22. Dezember 2016: § 146a AO Absatz 2).

Diese Pflicht zur Belegausgabe unterstützt die neue Kassensicherungsverordnung oder KassenSichV.

Beide Auflagen sind letztlich Teil der Digitalisierung im Einzelhandel. Diese und weitere Regularien zur fälschungssicheren Protokollierung ermöglichen es den Finanzämtern seit 2020, sämtliche elektronisch aufgezeichnete Geschäftsprozesse lückenlos nachzuvollziehen.

Ein Zwang zum Wechsel auf ein elektronisches Kassensystem ist damit indes nicht verbunden und das Finanzamt kann in unzumutbaren Fällen Unternehmen von dieser Pflicht auch freistellen.

Muss man wirklich jeden Bon ausdrucken?

Alle Händler und Dienstleister mit einem modernen Kassensystem sind tatsächlich seit 2020 in der Pflicht, ihren Kunden unmittelbar beim Kassieren einen Beleg der Transaktion mit vorgeschriebenen Mindestangaben auszustellen.

Für die Größeren der Branche und 95 Prozent aller Geschäftsvorfälle schon längst eine Selbstverständlichkeit.

Der Beleg muss jedoch, was oft übersehen wird, keineswegs Papierform haben und problematische Thermopapierberge aufwerfen.

Deshalb muss man gar nichts ausdrucken. Denn es geht auch wesentlich einfacher und ohne unnützen Müll: Mit Zustimmung des Käufers kann er auch einen E-Bon ausgeben (KassenSichV § 6).

Die Alternative: Digitale Kassenzettel – und wie sie funktionieren

Diese ausdrücklich erlaubten elektronischen Kassenzettel existieren bereits.

Zum einen schon länger im Internet bei bargeldlosen Geschäften über E-Mail oder bei Online-Kundenkonten und Bezahldiensten: Der Kunde hat jederzeit Zugriff auf seinen digitalen Beleg.

Zum anderen, und darum geht es ja hauptsächlich, gibt und gab es auch für den analogen Bar-Einkauf im Ladengeschäft E-Bons per Smartphone-App. Über Umwege oder neuerdings auch unmittelbar.

So empfängst du als Kunde zum Beispiel nach Mitteilung deiner E-Mail-Adresse oder Handynummer an der Kasse deinen Beleg als pdf-Datei, statt einen Zettel in die Hand gedrückt zu bekommen.

Andere Variante: An der Kasse wird ein Barcode von deinem Smartphone-Display gescannt, du zahlst und bekommst den Bon via Internet an die App gesendet.

Andere, neuere App-Lösungen stellen auf direktem Weg einen digitalen Bon auf deinem Handy aus: wie beim kontaktlosen Bezahlen via NFC-Chip (Near-Field-Communication) oder QR-Code und Kamera.

Anbieter für digitale Kassenzettel

Die meisten Anbieter befinden sich derzeit noch in Startposition oder Testphase. Hier eine Liste von Anbietern ohne Anspruch auf Vollständigkeit:

• Tillhub: Die Tillhub Kasse kann direkt über das Kundendisplay digitale Kassenbelege per QR-Code ausstellen. So kann der Kunde den Bon einfach herunterladen.
• GreenBill: Bei GreenBill benötigen die Kunden keine App sondern empfangen die digitalen Belege als Browser-Link via QR-Code oder NFC. Von dort aus können die Belege kontrolliert und heruntergeladen werden. Als Schnittstelle zur Kasse nutzt das Unternehmen eine eigene Hardwarelösung die sich über USB, Lan, Wifi oder einen seriellen Anschluss wie ein ganz normaler Drucker anschließen lässt. Als Zusatzfeatures bietet GreenBill eine Bewertungsfunktion, die Integration von kontaktlosen Zahlmethoden, Unterschriftenworkflows und ein Coronaformular an.
• refive: Die digitalen Kassenbons über den QR Code benötigen weder eine App noch zusätzliche Hardware. Sie werden bereits von Händlern und Gastronomen genutzt, um nicht nur den Papierbeleg zu ersetzen sondern auch, um über den digitalen Beleg ihre Kunden besser kennenzulernen und mit ihnen während und nach dem Bezahlprozess in Kontakt zu bleiben. Damit bietet der smarte Kassenbon des Berliner Unternehmens einen Kanal, um die Interaktion und nachhaltige Bindung zwischen Händler und Kunden zu stärken. Das refive Dashboard bietet Händlern wertvolle Einblicke und konkrete Handlungsempfehlungen, um ihre besten Kunden zu binden, ihr Geschäft zu optimieren und nachhaltig zu wachsen.
• Bill.less: Das Unternehmen aus Böblingen bietet eine App im Teststadium zur kontaktlosen Übertragung und Belegverwaltung.
• epap.app: „Epaps“, die E-Bons des Start-ups aus Hannover, sind bereits als funktionsfähige App und kassenintegrierte Software in Aktion.
• smartbeleg.com aus München löst die E-Bonaufgabe über ein schon bestellbares Tablet an der Kasse, in das Kunden ihre E-Mail-Adresse oder Handynummer eingeben, um den Beleg als abrufbare pdf-Datei zu erhalten.
• SmartKassenbon: Über 700 angebundene Kassen nutzen das System seit Anfang des Jahres 2020 (14,50 € Miete / Monat). Kunden müssen sich am POS weder anmelden noch registrieren. Einfach Smartphone in die Hand, QR-Code fotografieren, fertig.
• Anybill startet von Regensburg aus und akquiriert noch Partnerunternehmen, in Zukunft soll die mit QR-Code arbeitende App auch mobiles Bezahlen und Belegfreigabe zum Steuerberater ermöglichen.
• eBon: Mit bon-online.de geht das Unternehmen it-relations ebenfalls den Weg über kassenintegrierte Software, verschlüsselte Internetverbindung und QR-Code, eBon funktioniert auch ohne App. Für den Software-Vertrieb haben sich die Mainzer mehrere Händler und Hersteller für Kassensysteme ins Boot geholt.
• warrify: warrify’s smarter Beleg kann als erweiterter Kommunikationskanal zum Kunden gesehen werden, wo basierend auf dem Einkauf beispielsweise passendes Zubehör, personalisierte Coupons aber auch relevante Serviceleistungen kommuniziert werden können. Namhafte Händler wie A1 Telekom Austria und EP: Electronic Partner setzen bereits auf die Lösung. KundInnen erhalten an der Kasse einfach ihren Kassenbon direkt auf ihr Smartphone.
  Ganz ohne App-Download oder Registrierung
• wunderbon.app: Das umfassende Plattform-System zwischen Kunde, Händler und Hersteller aus Düsseldorf ist noch im Aufbau und analysiert derzeit über ein Early-Bird-Programm regionales Interesse.
• admin von A&G, einer 2017 in Bremen gegründeten GmbH, nimmt für sich in Anspruch, demnächst die erste massentaugliche E-Bon-Lösung via App, Cloud, Soft- und Hardware zu starten.
• Meine Apotheke ist eine Bestell-, Gesundheitsdaten- und neuerdings auch E-Bon-App des Apotheken- und Arztpraxis-Softwarehauses „Pharmatechnik“ aus München für den Einkauf in der Apotheke.
• myVectron Digital-Bon ist eine Lösung vom bekannten Kassenhersteller Vectron. Dabei können Kunden einen QR-Code vom Display scannen und werden dann zur digitalen Rechnung weitergeleitet. Die Rechnung kann auf dem Smartphone gespeichert werden.

Was kostet die Nutzung digitaler Kassenzettel?

Für Unternehmen sind die Kosten nicht transparent, zumindest nicht öffentlich.

Die einzige Ausnahme bildet die Sonderlösung „smartbeleg“: Der Händler erhält für 149 € und eine monatliche Gebühr von 59 € ein ferngewartetes, voll ausgerüstetes Tablet mit Schnittstelle am Bondrucker.

Für Verbraucher sind alle beschriebenen Optionen stets kostenlos. Du benötigst meist nur ein Smartphone, manches Mal mit NFC-Chip, lädst eine Gratis-App herunter und registrierst dich für einen Account.

Vor- und Nachteile digitaler Kassenzettel

E-Bons werden beworben als nachhaltig, sicher, gesetzeskonform, steuergültig und zeitgemäß. Alle Seiten sollen Papier, Kosten und Zeit sparen.

Für Unternehmen freilich bieten E-Bon-Lösungen einen Image-Faktor und darüber hinaus handfeste neue digitale Kunden-Kontaktmöglichkeiten.

Werbung, Aktionen, Gutscheine & Co. brauchen so weder auf Kassen- noch Handzettel gedruckt und zum Kunden gebracht zu werden. Händler selbst erhalten über „admin“ die Möglichkeit, ihre Belege kassenübergreifend zu verwalten und dem Steuerberater ohne Umwege zugänglich zu machen. „Wunderbon“ vermittelt Partner-Herstellern, als Dritten im Bunde, wertvolle Daten über Kundenverhalten.

Die Nachteile werden sich noch herausstellen müssen: Rentiert sich die neuerliche Investition? Auf welches System sollte das Unternehmen setzen und damit welche Klientel ausschließen? Auf Papierbelege wird es dennoch nicht komplett verzichten können: Nicht alle Kunden wünschen eine Digitalisierung ihrer Einkäufe bis zum letzten Streichholz.

Mit den Apps lassen sich für uns als Verbraucher die Belege komfortabel verwalten, archivieren und oft auch analysieren. Für eine effiziente Haushaltsführung und das Ziel eines papierlosen Geschäftsverkehrs.

Zusätzliche Features machen die Angebote noch schmackhafter und papiersparender: Sonderaktionen des Händlers, Cashback- oder Gutschein-Programme von Herstellern – ohne giftige Zettel und automatisch eingelöst beim Einkauf! –, Steuerspartipps, Freigabe von Daten direkt an den Steuerberater. Jedes der Systeme hat seine speziellen Vorzüge.

Allen Lösungen gemein ist: Du ersparst dir die unübersichtliche und unhandliche Zettelwirtschaft, hast alle Belege an einem Ort und stets parat: Spesenabrechnung, Umtausch und Garantiefälle werden zum Kinderspiel. Du schonst dabei noch Gesundheit wie Umwelt und das alles ohne Kosten.

Die meisten Apps arbeiten allerdings nicht händlerübergreifend, sondern mit den entsprechend ausgestatteten Partnerunternehmen. Fremde Belege einzupflegen ist dann wieder recht aufwendig. Welche App also wählen?

App-Lösungen von Handelsseite? – In der Mache

Einige große Handelsketten arbeiten bereits daran, ihren werten Kunden digitale Kassenbelege via App zumindest filialübergreifend anzubieten, teils noch indirekt.

Real hat unter seinen Kunden-Apps eine Variante namens „real Services & Vorteile“. Über den Umweg des integrierten PAYBACK-Services lässt sich auch ein „Online-Kassenbon“-Feature freischalten.

REWE geht den gleichen Weg. Inhaber eines REWE-Online-Kontos oder der „REWE App“ mit PAYBACK-Service melden sich für den E-Bon-Service und bekommen mit Vorlage ihrer PAYBACK-Karte an der Kasse ihre Belege nur noch via E-Mail. Ob der Kölner Einzelhändler einen eigenen digitalen Kassenzettel entwickelt, ist nicht bekannt.

Die „EDEKA App“ beinhaltet mobiles Bezahlen und auch eine Sammlung digitaler Kassenzettel, viele EDEKA-Märkte sind schon gerüstet.

Meldungen, dass Drogerist dm bereits ein E-Bon-Konzept marktreif hätte, finden sich auf der Unternehmensseite nicht (mehr) bestätigt. Seine neue „Mein dm“-App enthält jedenfalls noch keine solche Funktion.

Schon Mitte 2019 startete Lidl seine eigenständige Lösung als Pilot in Berlin und Bandenburg: „LidlPlus-App“, die digitale Kundenkarte. Über QR-Code erhält sie die Kassendaten als E-Bon und betreibt ansonsten Direkt-Marketing am Kunden. Die Liste an Features soll laufend erweitert werden.

Hat das Modell „digitaler Kassenzettel“ Zukunft?

Letztlich müsste sich ein einheitliches System, eines der App-Angebote oder eine Weiterentwicklung durchsetzen, um tatsächlich für Kunden wie Händler Erleichterung mit sich zu bringen.

Ansonsten lohnt sich die Installation weder für den einen noch für die anderen: Der Erfolg steht und fällt mit der Masse von App-Nutzern. An der Kiosk-Kasse beim Kunden die jeweilige App abzufragen, ist sicher nicht zielführend. Hier werden wohl die großen Handelsketten den Weg bereiten und die Entscheidung herbeiführen.

Ob das E-Bon-Modell über Kassen-Tablet und Preisgabe der E-Mail- oder gar Handynummer auf breite Akzeptanz stoßen wird, ist ebenso fraglich. Kursieren diese begehrten Daten nicht schon über Gebühr im Internet?

Möglicherweise bessert der Gesetzgeber nach und räumt weitere Möglichkeiten ein: Eventuell genügt dann eine digitale Bonanzeige mit Kundenbestätigung oder ein in der Cloud abgelegter E-Kassenzettel.

Weitere Fragen rund um Kassenzettel

Muss man als Kunde einen Kassenbeleg mitnehmen?

Der Beleg muss ausgegeben und zugänglich gemacht werden, heißt es im Gesetz. Von einer Pflicht zum Mitnehmen, wie in Italien, ist jedoch nirgendwo die Rede. Du kannst den Bon demnach liegenlassen, oder besser: den Händler entlasten und ordnungsgemäß entsorgen.

In welchen Müll gehört der Kassenzettel?

Thermopapier ist Restmüll. Denn es ist mit einer Reihe von Chemikalien beschichtet, die Druckerbänder und Toner sparen, aber gefährliche Stoffe beinhalten.

Der hormonartige und zellschädigende Weichmacher Bisphenol A ist zwar seit 2020 in der EU verboten, sein Verwandter und häufiger Ersatz, Bisphenol B, könnte allerdings möglicherweise ebenfalls gesundheits- und umweltschädlich sein.

Besser also, den Kassenbon wie bisher korrekt in den Restmüll zur Verbrennung geben, damit die Substanzen nicht im Altpapier-Recycling kreisen.

Soll man einen Kassenzettel aufbewahren und wenn ja wie lange?

Als Privatperson brauchst du zur Steuererklärung Kassenbelege zwar nicht mehr einreichen und auch nicht aufbewahren, bis zum Bescheid empfiehlt sich dies allerdings.

Für eventuelle Gewährleistungs- oder Garantiefälle bei Geräten ist es sinnvoll den Kassenbon mindestens während der üblichen 2 Jahre Laufzeit zu verwahren. Übrigens hält der Thermodruck nur begrenzte Zeit und muss vor Wärme, Licht und Kontakt mit Chemikalien oder Kunststoffen geschützt bleiben.

Benötigt man für einen Umtausch den Kassenzettel?

Dies hängt ab vom Umtauschgrund. Bei einem Mangel ist er nicht zwingend erforderlich, hier genügen Zeugen, Kontobelege oder eine Abrechnung als Kaufnachweis. Möchtest du dagegen wegen Nichtgefallen umtauschen, kann der Händler auf der Vorlage des Kassenzettels bestehen.

Welche Angaben müssen auf dem digitalen Kassenzettel enthalten sein?

Ein Kaufbeleg, egal ob Papier oder digital, muss aufführen:

• Name, Adresse und USt-IdNr. des Unternehmens, teils auch Verkäufername
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen
• Entgelt: Bruttopreis (Einzelhandel) oder Netto-Warenwert
• Ausweisung der Umsatzsteuer, getrennt nach Sätzen (7 oder 19 % MwSt.)
• Seriennummer des Kassensystems
• Datum und Uhrzeit zu Beginn und zum Ende des Kaufs
• Transaktionsnummer
• Seriennummer des Sicherheitsmoduls (TSE)
• einen Prüfwert
• von der TSE vergebener fortlaufender Signaturzähler

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Bild ganz oben: Carli Jeen | Unsplash