Belegausgabepflicht: So sind Ausnahmen von der Bonpflicht möglich

Hintergund

Rechtsgrundlage für die ab 1. Januar 2020 geltende Neuerung ist das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (Kassengesetz).

Seitdem besteht eine verpflichtende Belegausgabe bei der Verwendung eines elektronischen Kassensystems. Allerdings gibt es keine Beanstandungen des Finanzamts bis Ende September 2020.

Für jeden Buchungsvorgang, das heißt für den einzelnen Geschäftsvorfall muss einerseits ein Beleg (Bon) erstellt und andererseits dem Beteiligten, also dem Gast beziehungsweise Kunden zur Verfügung gestellt werden. Die Belegerstellung selbst ist wahlweise in Papierform oder elektronisch möglich.

Eine solche Belegausgabepflicht gibt es übrigens in Italien oder Österreich bereits seit längerer Zeit.

Für die Finanzbehörde muss lückenlos nachweis- und nachvollziehbar sein, wie der einzelne Geschäftsvorfall entsteht und wie er sich entwickelt.

• Seit Januar 2018 gilt die Möglichkeit der Kassen-Nachschau. Sie ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuerrelevanter Sachverhalte, und zwar unter anderem im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen.
• Ab Januar 2020 müssen elektronische Aufzeichnungs- und Kassensysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, bestehend aus den drei Grundelementen Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitale Schnittstelle.
• Ab Januar 2020 muss der Steuerpflichtige mit elektronischem Aufzeichnungssystem Art und Anzahl der in seinem Unternehmen eingesetzten elektronischen Kassensysteme sowie deren zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt melden. Wer bereits vorher ein elektronisches Kassensystem nutzt, der muss diese Meldung bis Ende Januar 2020 nachholen.

Bisher keine Buchung ohne Beleg – jetzt kein Gast ohne Beleg

Für Buchführung und Buchhaltung gilt seit jeher der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Zu jedem Zahlungsvorgang gehört sowohl in Einnahme als auch in Ausgabe der Belegnachweis.

Analog dazu heißt es seit Januar 2020: Kein Gast oder Kunde ohne ausgestellten Beleg. Der Unternehmer, beispielsweise Gastronom oder Einzelhändler im Tante-Emma-Laden, bekommt mit dem neuen TSE-Kassensystem automatisch und lückenlos zu jedem Buchungs- und Zahlungsvorgang einen Beleg ausgewiesen. Vielfach ist das bisher auch schon der Fall.

Doch jetzt kommt die entscheidende Neuerung: Dieser Beleg muss dem Kunden respektive Gast zur Verfügung gestellt werden. Das geschieht üblicherweise in Papierform von Hand zu Hand. Dem Kunden bleibt es überlassen, was er mit dem Beleg macht; er kann ihn ablehnen, mitnehmen oder auch wegwerfen.

• Heutiges Procedere
  Frage: Wünschen Sie einen Beleg? Antwort: Nein danke! Der Unternehmer nimmt den Bon und entsorgt ihn selbst.

• Zukünftiges Procedere
  Der Beleg wird in jedem Fall ausgestellt und dem Kunden angeboten. Der Kunde kann ihn annehmen, muss es aber nicht.

Das ist die Belegausgabepflicht. Mit ihr kaschiert der Gesetzgeber vielfältige Folgewirkungen, die ausschließlich im Interesse des Finanzamtes sind.

Die Rechtsgrundlage dazu ist § 146a AO, der Abgabenordnung. Dort ist in Absatz 2 die Belegausgabepflicht im Detail geregelt.

Elektronische Belege können ebenfalls ausgegeben werden – und die haben, zumindest theoretisch, einige Vorteile.

Beispielsweise geht die Bezahlabwicklung schneller, die Kosten sinken, weil kein Papier und keine Farbrolle angeschafft werden muss und auch die Wartung entfällt. Außerdem wird die Umwelt geschont.

Allerdings ist fraglich, ob einzelne Apps jemals die kritische Masse an Konsumenten erreichen können. Es müssten schon sehr, sehr viele Kunden eine entsprechende App (z.B. Bill.less, epap.app, smartbeleg.com, wunderbon.app, admin von A&G GmbH) installieren, damit sich für den Händler allein schon die Nachfrage: „Haben Sie die App?“ lohnt.

Auch ein Belegversand per E-Mail scheint problematisch, denn wer will schon in jedem Geschäft seine E-Mail-Adresse hinterlassen?

Vielleicht überraschen uns findige Unternehmen mit unerwartet einfachen Lösungen für die Belegpflicht. Oder der Gesetzgeber ermöglicht Lösungen, wie eine simple Anzeige des Kassenbons auf einem Display. Wir halten dich dazu auf dem Laufenden!

Befreiung von der Belegausgabepflicht – Ausnahmen per Antrag an das örtliche Finanzamt

Wie in der Gesetzgebung ganz allgemein üblich, gibt es Ausnahmen von vielen Regelungen. So ist es auch in Bezug auf die Belegausgabepflicht.

Nach § 146a Absatz 2 AO „können die Finanzbehörden bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gemäß § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen von einer Belegausgabepflicht befreien. Die erteilte Befreiung kann jederzeit widerrufen werden“.

Nach § 148 AO „können die Finanzbehörden für einzelne Fälle oder für bestimmte Gruppen von Fällen dann Erleichterungen bewilligen, wenn die Einhaltung der durch die Steuergesetze begründeten Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Härten mit sich bringt, und wenn darüber hinaus eine Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird. Die Bewilligung ist auch rückwirkend möglich“.

Das heißt, du hast die Möglichkeit, bei deinem örtlich zuständigen Betriebsfinanzamt eine Befreiung von der Belegausgabepflicht zu beantragen.

Bei Begriffen wie Zumutbarkeit oder wie Praktikabilität handelt es sich um Ermessensentscheidungen, die so oder so ausgelegt und interpretiert werden können. Jede Entscheidung ist immer auch eine Einzelfallentscheidung.

Den Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht kannst du oder dein Steuerberater formlos stellen.

Sollte der Antrag abgelehnt werden, dann hast du ein Rechtsbehelfs- beziehungsweise Widerspruchsrecht gegen den Ablehnungsbescheid. Ob du dieses nutzen solltest, kommt auf den genauen Einzelfall an.

Außerdem nicht von der Belegpflicht betroffen ist die so genannte „offene Ladenkasse“. Sie ist eine Barkasse ohne jede technische Ausstattung. Für das Bargeld wird dabei ein einfacher Vorratsbehälter benutzt, beispielsweise eine einfache Schublade, eine Geldkassette, eine Schachtel oder ein Holzkästchen.

Kassensysteme im Vergleich

Welche Konsequenzen hat es, wenn du keinen Kassenbon ausstellst?

Die gute Nachricht: Für das Nichtausstellen eines Kassenbons gibt es kein Bußgeld.

Die schlechte Nachricht: Wenn du keine Bons ausstellst, kann dies als Indiz dafür gewertet werden, dass du deinen Aufzeichnungspflichten nicht ausreichend nachkommst.

Dadurch drohen häufigere Betriebsprüfungen, bei denen es oft zu Unklarheiten kommt – und diese Unklarheiten können eine Umsatzschätzung durch das Finanzamt zur Folge haben.

Umsatzschätzungen sind aber häufig mit hohen Steuernachzahlungen verbunden. Es gilt also: kein Kassenbon = höheres Steuernachzahlungsrisiko.

Vorgegebene Beleginhalte

Der steuerlich verwendbare Beleg muss nicht nur von der Form, sondern auch vom Inhalt her sachlich und rechnerisch richtig sein. Davon kann der Unternehmer bei einem zertifizierten TSE-Kassensystem fest ausgehen.

Dennoch der Vollständigkeit halber an dieser Stelle nochmal die belegmäßigen Pflichtinhalte:

• Name, Adresse und USt-IdNr. des Unternehmens, teils auch Verkäufername
• Menge und Art der gelieferten Waren oder Leistungen
• Entgelt: Bruttopreis (Einzelhandel) oder Netto-Warenwert
• Ausweisung der Umsatzsteuer, getrennt nach Sätzen (7 oder 19 % MwSt.)
• Seriennummer des Kassensystems
• Datum und Uhrzeit zu Beginn und zum Ende des Kaufs
• Transaktionsnummer
• Seriennummer des Sicherheitsmoduls (TSE)
• einen Prüfwert
• von der TSE vergebener fortlaufender Signaturzähler

Kassensysteme im Vergleich

Fazit zur Belegausgabepflicht

An Belegausgabepflicht samt TSE gibt es kein Vorbei mehr, wenn du eine elektronische Kasse hast. Die Gesetzeslage ab Januar 2020 ist für den steuerpflichtigen Unternehmer eine nicht zu ignorierende Vorgabe.

Das solltest du wissen:

• Durch die Bonpflicht muss immer ein Bon ausgestellt werden. Wenn du das nicht machst, drohen keine Bußgelder, aber häufigere Betriebsprüfungen und somit Steuernachzahlungen.
• Es reicht nicht aus den Kunden zu fragen, ob er einen Bon möchte, der Bon muss immer ausgestellt werden.
• Möglich ist auch eine elektronische Belegversendung per App oder E-Mail. Dafür gibt es aber aus unserer Sicht bisher keine praktikablen Lösungen.
• Der Kunde kann mit dem Bon machen was er will. Er kann ihn einfach ablehnen oder mitnehmen oder wegwerfen.
• Wenn du keine Bons ausdrucken möchtest, frage deinen Steuerberater ob er dir zu einem Antrag auf Befreiung von der Belegausgabepflicht rät.
• Generell werden Verstöße gegen das neue Kassengesetz mit einer Geldbuße bis zum fünfstelligen Bereich geahndet. Allerdings nicht vor Ende September 2020.
• Wenn dein Kassensystem den gesetzlichen Anforderungen nicht genügt, solltest du dich nach einem neuen Kassensystem umsehen (z.B. hier).

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